Электронный документооборот как инструмент управления качеством образования в ДОУ

Автор: Козлова Евгения Викторовна

Организация: МКДОУ д/с «Алёнушка» г. Омутнинска

Населенный пункт: Кировская область, г. Омутнинск

В настоящее время быстрота обработки информации должна соответствовать скорости ее поступления. Поэтому возникает необходимость в разработке и внедрении информационной системы электронного документооборота дошкольного учреждения, и объединение всех процессов организации управления в единое информационное пространство.

Для того чтобы вовлечь весь коллектив в качественный документооборот нужно действительно новое решение, которое позволит совсем другой уровень доступа и участия в документообороте образовательной организации. И это решение, прежде всего техническое, которое впоследствии может потянуть за собой изменения в процессуальных и организационных моментах работы с документацией.

Сегодня дошкольные образовательные учреждения остро нуждаются в современных подходах к организации документооборота как внешнего, так и внутреннего, поэтому так важно продумать и правильно построить систему документационного обеспечения.

Под документооборотом организации понимается система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов [1]. Основанием для активного использования информационных технологий при ведении документации являются законодательные акты РФ, затрагивающие вопросы электронного документооборота. Так в июле 2022 года были внесены изменения в Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» и статья 28 дополнена частью 8 следующего содержания:

"8 Образовательная организация вправе применять в своей деятельности электронный документооборот, который предусматривает создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с деятельностью образовательной организации, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, если иное не установлено настоящим Федеральным законом. Решение о введении электронного документооборота и порядок его осуществления утверждаются образовательной организацией по согласованию с ее учредителем."

Электронный документооборот или ЭДО - это система, предназначенная для оперативного и безопасного обмена документацией в электронном виде без использования бумажных носителей. Она включает в себя комплекс процессов для создания, редактирования, регистрирования, обмена и хранения документов с использованием специального программного обеспечения [2]. Вся документация ведется в цифровом формате, что позволяет увеличить скорость работы, повысить удобство для работников и конфиденциальность сведений, а также значительно уменьшить издержки на бумагу, распечатку и обслуживание принтеров.

В процессе документооборота дошкольного учреждения участвует административный, педагогический и вспомогательный персонал [4]. У каждого из сотрудников дошкольного учреждения свой перечень обязанностей, связанных с документооборотом:

• Заведующий издает приказы, распоряжения, локальные акты, вносит изменения и правки в документ, ведет контроль за исполнением документа, учет рабочего времени сотрудников.
• Работа делопроизводителя связана с регистрацией входящих и исходящих документов организации, отправление их на утверждение заведующему, прием документов после исполнения и формирование архива.
• Старший воспитатель отвечает за предоставление информации об образовательных программах, учебных планах, предоставление аналитической информации о текущем развитии воспитанников, составляет протоколы, планы, отчеты, справки.
• Специалисты ведут отчетную документацию по сопровождению детей с ОВЗ, заполняют индивидуальные карты развития ребенка, ведут учет посещаемости коррекционно-развивающих занятий, мониторинг обследования детей, реализуют рабочие программы;
• Педагоги ведут учет развития воспитанников, посещаемости, методической работы, портфолио группы, сведения о родителях (законных представителях), анкетирование законных представителей.
• Заведующий по хозяйственной части контролирует поступление и распределение материально технических ценностей детского сада.
• Медицинская сестра ведет паспорт здоровья воспитанников, медицинскую документацию, обеспечивает нормы продуктов при составлении меню-раскладки и ее соответствия физиологическим потребностям детей.

Электронный документооборот помогает обеспечить централизованное управление взаимоотношениями между всеми участниками образовательного процесса, разграничить право доступа к документу. Благодаря электронному документообороту в дошкольной организации имеется [5]:

• центральная база хранения внутренних документов дошкольного учреждения; экономия времени на поиск документов;
• автоматизация статистических отчетов и сведение к минимуму ошибок при обработке данных;
• прозрачность работы с документом, т.е создание отчета о том, кто создал документ, кто имел к нему доступ и кто его редактировал;
• возможность работать удаленно.

В электронном документообороте дошкольной организации созданы три документопотока: движение входящего, исходящего и внутреннего документа.

Входящий и исходящий документопоток представляет информационно-справочные документы, переписку со сторонними организациями, регистрируется в электронном журнале корреспонденции.

Внутренние документы включают в себя организационно-правовые (правила, положения, инструкции, регламенты), распорядительные документы (приказы). Деятельность коллегиальных и совещательных органов. Внутренняя деятельность ДОУ отражается в информационно-справочных документах: актах, справках, списках, перечнях, планах, программах и т.д. Внутренние документы являются показателями функционирования образовательной организации и регистрируются в Табеле учета форм внутренних документов организации.

Табель учета форм внутренних документов позволяет оптимизировать пакет применяемых в учреждении форм документов; унифицировать используемые формы документов; классифицировать документов по управленческим операциям и функциям. Табель является прекрасным инструментом инвентаризации и оптимизации документов в организации. В текущей деятельности организации табель документов выполняет функции справочника. Он содержит в упорядоченном виде наименование документов, используемых в организации, поэтому позволяет осуществить оперативный поиск необходимого документа. Кроме того, табель является одновременно средством оптимизации документооборота, так как позволяет осуществить контроль за сроками, а также исключает появление непредусмотренных форм.

В электронном документообороте детского сада имеются следующие направления:

• Управленческий блок (содержащий правовую базу ДОУ, локально-нормативные акты ОО, приказы);
• Медицинский блок (паспорт здоровья воспитанников, карта развития дошкольников);
• Организационный блок, включает журнал корреспонденции, табель посещаемости воспитанников, ВСОКО, соблюдение прав несовершеннолетних, работу ППк;
• Образовательный блок содержит электронное ежедневное планирование воспитателей, педагогический мониторинг освоения образовательной программы детского сада, рабочие программы воспитателей, журналы участия детей в конкурсном движении и др.
• Кадры (общие данные о педагогах, ведение учета рабочего времени сотрудников, участие педагогов в конкурсном движении и повышение квалификации, самообразование и аттестация);
• Административно-хозяйственный блок содержит электронные инфраструктурные листы предметно-развивающей среды детского сада, книгу учета методической и художественной литературы и всей материально-технической базы ДОУ; Блок работы с родителями включающий социальный паспорт, инструктажи, личный кабинет дошкольника;
• Блок работы специалистов, который содержит основную документацию педагога-психолога, инструктора по ФИЗО, учителя-логопеда и музыкального руководителя.

Все содержащие в блоках документы созданы в электронных Документах и Таблицах, соответствуют требованиям ведения документации образовательной организации согласно инструкции делопроизводства.

Таким образом, использование и внедрение современных методов в управлении – это успех работы дошкольного образовательного учреждения, который означает непрерывный творческий процесс, в ходе которого организация педагогического труда приводится в соответствии с постоянно изменяющимся уровнем развития образования [3]. Уменьшение бумажного потока посредством электронных сервисов представляет возможность ускорения процесса управленческой деятельности и, в целом, повышения ее эффективности.

Список литературы:

1. Анодина, Н. Н. Документооборот в организации : практическое пособие / Н. Н. Анодина. – М.: Омега-Л, 2009. – 173 с.

2. Дронов, В. А. Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота как одна из функциональных подсистем электронного правительства Алтайского края в контексте стратегии развития информационного общества в Российской Федерации / В. А. Дронов // Актуальные вопросы истории Сибири: седьмые научные чтения памяти проф. А. П. Бородавкина. – Барнаул, 2009. – C. 71–73.

3. Раздорожный, А. А. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие / А. А. Раздорожный. – М. : ИНФРА-М, 2009. – 302 с.

4. Совершенствование работы с документами организации. — Текст: электронный//studfile:[сайт].—URL:https://studfile.net/preview/7178856/page:16/

5. Электронный документооборот (ЭДО): какие бывают виды, как работает, особенности, функции. — Текст : электронный // PickTech : [сайт].—URL:https://picktech.ru/blog/avto-biz/elektronnyy-dokumentooborot-edo-kakiebyvayut-vidy

Опубликовано: 24.01.2024